لماذا رفضت زاتكا فاتورتك: الأسباب الثمانية المعتادة

حين ترفض الهيئة فاتورة مرسلة، تعيد نتيجة تحقّق برموز ورسائل. وأغلب حالات الرفض تأتي من مجموعة صغيرة من الأسباب. وهنا هي، بترتيب تقريبي لتكرار رؤيتنا لها.

وأولاً تمييز مهم:التحذير والرفض ليسا سواء. فالتحذير يعني أن المستند قُبل مع ملاحظة. والرفض يعني أنه لم يُقبل. والنظام الذي يعرض رقماً واحداً للاثنين يخفي الفرق؛ انظرمقالة الغرامات.

1. سلسلة التجزئة مكسورة

العَرَض: رفض يشير إلى تجزئة الفاتورة السابقة.

السبب: أُصدرت فاتورة خارج التسلسل، أو استُعيد جهاز من نسخة احتياطية، أو تشارك جهازان هوية واحدة، أو أُرسلت الفواتير بترتيب مختلف عن ترتيب إصدارها.

الحل: أوقف الإصدار على ذلك الجهاز حتى تُفهم السلسلة. ولا «تصلح للأمام» ببدء سلسلة جديدة — فذلك يجعل الشرح أصعب. حدّد أي فاتورة كسرتها، واعمل مع مورّدك ومستشارك الضريبي على التصحيح.

الوقاية: هوية واحدة لكل جهاز، ولا تستعِد طرفية من نسخة طرفية أخرى، وأرسل بترتيب الإصدار.

2. مشاكل الشهادة

العَرَض: رفض يشير إلى التوقيع أو الشهادة.

الأسباب: انتهاء شهادة الإنتاج؛ أو استمرار الجهاز على شهادة امتثال بدل شهادة إنتاج؛ أو شهادة لا تطابق الرقم الضريبي على الفاتورة.

الحل: أعد تسجيل الجهاز. انظردليل التسجيل.

3. تقريب الضريبة

العَرَض: رفض بشأن عدم تطابق الإجماليات.

السبب: تقريب الضريبة على مستوى كل بند، واحتسابها على مستوى الفاتورة من المجموع، فيختلف الاثنان بهللة. أو تطبيق خصم بعد الضريبة بدل قبلها.

الحل: هذه مسألة تهيئة لا إدخال بيانات. فعلى نظامك التقريب باتساق عند المستوى الذي تتطلّبه المواصفة. وإن كانت تقارير رفضك مليئة بفروق الهللة الواحدة، فهذا هو السبب، وعلى مورّدك إصلاحه.

4. رقم مشترٍ ضريبي غير صالح على فاتورة ضريبية

العَرَض: رفض على فاتورة بين منشآت.

السبب: رقم ضريبي من 15 رقماً كُتب بتبديل خانتين، أو رقم سجل تجاري أُدخل مكان الرقم الضريبي.

الحل: تحقّق عند الإدخال. فلرقم التسجيل الضريبي بنية تحقّق؛ والنظام الذي يقبل أي 15 محرفاً لا يتحقّق.

5. مشاكل الطابع الزمني

العَرَض: رفض بشأن تاريخ الفاتورة ووقتها.

السبب: ساعة الطرفية خاطئة، أو المنطقة الزمنية خاطئة، أو الطابع ليس بصيغة ISO 8601 المتوقّعة بالإزاحة الصحيحة.

الحل: افحص ساعة الطرفية ومنطقتها الزمنية. فالطرفية المتروكة على منطقة المصنع سبب شائع بدرجة مفاجئة، خصوصاً في الأجهزة المستوردة مباشرة.

6. أخطاء المخطط

العَرَض: رفض بشأن بنية XML.

السبب: حقل ناقص، أو حقل في عنصر خاطئ، أو محرف غير متوقّع. والنص العربي المرمّز بغير UTF-8 يسبّب هذا.

الحل: من جهة المورّد. أبلغ عنه برسالة الرفض الدقيقة والمعرّف الفريد للفاتورة.

7. معرّف فريد مكرّر

العَرَض: رفض بشأن مستند موجود أصلاً.

السبب: أُرسلت الفاتورة نفسها مرتين — عادةً إعادة محاولة بعد مهلة انتهت والمحاولة الأولى نجحت فعلاً.

الحل: ينبغي أن يعامل نظامك رفض التكرار كتأكيد لا كفشل يعيد المحاولة إلى الأبد. فإن كان طابور غير المبلَّغ عنه لديك يعيد المحاولة بلا نهاية، فهذا سببه غالباً.

8. نوع مستند خاطئ

العَرَض: رفض على إشعار دائن.

السبب: إشعار الدائن لا يشير إلى فاتورة أصلية، أو يشير إلى واحدة غير موجودة، أو مكتوب كفاتورة لا كإشعار.

الحل: انظردليل إشعارات الدائن.

إجراء فرز

حين تجد حالات رفض:

1. عُدّها وجمّعها حسب الرسالة. عشرون رفضاً برسالة واحدة خللٌ واحد. وعشرون بعشرين رسالة مشكلة بيانات.
2. جِد الأقدم. فالسبب عادةً تغيير جرى قبله مباشرة — جهاز جديد، أو تحديث، أو استيراد أسعار، أو تبديل طابعة.
3. أوقف النزيف. إن كان مستمراً، فأوقفه قبل العمل على التاريخ.
4. أصلح للأمام ثم عالج المتأخر. صحّح التهيئة، وتأكّد من قبول الفواتير الجديدة، ثم عالج المتأثرة.
5. وثّق ما حدث. التواريخ والسبب والإصلاح ونطاق الفواتير المتأثرة. فإن سُئلت يوماً، كان الجواب جاهزاً.

وأي أمر يمسّ عدداً معتبراً من الفواتير يستحق محادثة مع مستشارك الضريبي قبل أن تبدأ إصدار التصحيحات.

ما تمنحك إياه الأدوات الجيدة

قائمة رفض تجمّعها حسب الرسالة، وتصفّيها حسب الجهاز والتاريخ، وتصدّرها. والمعرّف الفريد للفاتورة بجانب كلٍّ. وإعادة محاولة لا تكرّر الأثر. وعرض على مستوى الجهاز، لأن الرفض عادةً جهاز واحد لا الأسطول كلّه.

وهذا ما يوفّره عرض الامتثال في وميض؛ انظرصفحة زاتكا.

وليست استشارة ضريبية — أكّد التصحيحات مع مستشارك أو الهيئة.