الفاقد: معرفة أين ذهبت البضاعة فعلاً

الفاقد هو الفرق بين البضاعة التي ينبغي أن تكون لديك والبضاعة الموجودة. ووجوده طبيعي؛ وألا تعرف سببه ليس طبيعياً.

وخمسة أسباب، بالترتيب الذي ينبغي أن تحقّق فيها به.

1. الخطأ الإداري — الأكبر عادةً

ليس خسارة إطلاقاً. بل مشاكل بيانات تبدو كخسارة:

• توريد أُدخل بالوحدة الخطأ — كرتون من 24 أُدخل كواحد
• منتج بيع تحت كود خاطئ، فنقص مخزون صنف وزاد آخر
• سعر أو تكلفة أُدخلت خطأً، فشوّهت التقييم
• تحويل صادر مسجّل بلا التحويل الوارد المقابل
• سجلات منتج مكرّرة تقسم مخزون صنف واحد على صفّين

الفحص: ابحث عن الأزواج. فصنف ناقص 12 وصنف مشابه زائد 12 هو دائماً تقريباً خطأ مسح أو ترميز، لا سرقتان منفصلتان.

أصلح هذه الفئة أولاً. ففي أغلب المحلات هي أغلب الفرق، وكل ساعة تُنفق في التحقيق في السرقة قبل استبعاد خطأ البيانات ساعة مهدورة — وتخاطر باتهام ظالم.

2. نقص المورّد

فُوترت على 50 ووُرِّد 46. وبلا استلام على أمر شراء، هذا غير مرئي.

الفحص: قارن الكميات المطلوبة والمستلمة والمفوترة لآخر شهر. فالمورّد الناقص باستمرار محادثة تجارية لا لغز.

الإصلاح: استلم على أوامر، وافحص التوريد عند الباب. انظرأوامر الشراء.

3. تلف وانتهاء غير مسجّلين

بضاعة مكسورة ومنتهية وفاسدة غادرت الرف بلا سجل.

الفحص: هل يوجد إجراء شطب أصلاً، وهل يُستخدم؟ فالمحل بصفر فاقد مسجّل لديه مشكلة تسجيل لا عملية بلا فاقد.

الإصلاح: مسار شطب سهل بقائمة أسباب. فإن كان تسجيل الفاقد أصعب من رميه بهدوء، فسيُرمى.

4. سرقة العملاء

حقيقية، ومتركّزة في الأصناف الصغيرة عالية القيمة سهلة الإخفاء.

الفحص: رتّب فرقك حسب القيمة للوحدة. فإن كان أعلى القائمة مستحضرات تجميل وشفرات حلاقة وملحقات جوالات وبطاريات، فهذا ملف سرقة خارجية.

الإصلاح: الموضع وخطوط الرؤية وعلامات الأمان على أعلى عشرة أصناف. لا تغيير نظام.

5. السرقة الداخلية

آخر ما تخلص إليه، لا أوله.

الفحص — أنماط لا حوادث:

• فرق متركّز في فرع واحد أو وردية واحدة أو ساعات شخص واحد
• مرتجعات وإشعارات دائن بلا عودة بضاعة مقابلة
• إلغاءات متجمّعة في نهاية الوردية
• خصومات متركّزة على موظف واحد
• تسويات مخزون يعتمدها الشخص نفسه الذي عدّ

الإصلاح: ضوابط أولاً. انظرمنع سرقة الصندوق. فالضوابط التي تصعّب السرقة أفضل للجميع من التحقيقات بعد وقوعها — بما في ذلك للموظفين الأمناء، الذين يصيرون وإلا كلهم تحت الشبهة.

قياسه

الفاقد كنسبة: (قيمة المخزون المتوقّعة − قيمة المخزون الفعلية) ÷ مبيعات الفترة.

والمهم ليس الرقم المطلق بلالاتجاه والتركّز. فـ1.5% ثابتة وموزّعة بالتساوي كلفة عمل. و1.5% كلّها في فئة واحدة أو فرع واحد أو وردية واحدة مشكلة لها موقع.

التقرير الأسبوعي الذي تنظر إليه

خمسة أسطر، خمس دقائق:

1. قيمة الفرق هذا الأسبوع، حسب الفئة
2. المرتجعات وإشعارات الدائن لكل موظف
3. الإلغاءات لكل موظف وحسب وقت اليوم
4. تسويات المخزون ومن اعتمدها
5. الفاقد المسجّل، حسب السبب

ولا شيء منها يثبت شيئاً وحده. لكنها معاً، عبر أسابيع قليلة، تشير إلى السبب — والسبب عادةً رقم 1 في هذه الصفحة لا رقم 5.

وكشف الأنماط الشاذة في وميض يُظهر هذه الأنماط بالضبط؛ انظروميض الذكي.