الأدوار والصلاحيات: امنح أقل، وامنحه لأفراد

القاعدة الأولى: حساب واحد لكل شخص

لا لكل دور، ولا لكل صندوق. لكل شخص.

فالمحل بحساب «كاشير» مشترك تنازل عن القدرة على الإجابة عن كل سؤال مهم: من ألغى ذلك البيع، ومن طبّق ذلك الخصم، ومن كان على الصندوق حين ظهر الفرق.

والاعتراض المعتاد السرعة — فالدخول يستغرق وقتاً. والجواب رقم سري بدل كلمة مرور، وشاشة تعود للدخول بعد ثوانٍ من الخمول. وهذا ثانيتان لكل تبديل وردية ويشتري مساءلة إلى الأبد.

وإن كان نظامك يحاسب لكل مستخدم، فذلك التسعير يدفعك نحو الحسابات المشتركة، ويستحق وزن ذلك مقابل البديل. انظرأسعار أنظمة البيع.

القاعدة الثانية: أقل امتياز

امنح كل شخص أضيق مجموعة صلاحيات تتيح له أداء عمله. لا لأنك لا تثق به — بل لأن الصلاحية التي لا يحتاجها أحد صلاحية لا تستطيع إلا التسبّب بمشاكل.

وهذا يحمي الموظفين أيضاً. فالكاشير الذي لا يستطيع إصدار مرتجع لا يمكن الضغط عليه لإصداره، ولا يمكن الاشتباه بأنه أصدره.

الصلاحيات التي تهمّ فعلاً

أغلب الأنظمة تعرض عشرات. وهذه الثمانية تؤدّي العمل:

وأسعار التكلفة تستحق ذكراً خاصاً. فكثير من المحلات تمنح الجميع وصولاً بلا تفكير. وأسعار تكلفتك هي شروط موردينك، والموظف المغادر الذي يعرفها يأخذ شيئاً ثميناً.

إعداد عملي بأربعة أدوار

كاشير. يبيع، ويقبض، ويفتح الدرج بسبب، ويخصم إلى سقف صغير. بلا مرتجعات، ولا إلغاء بعد الدفع، ولا أسعار تكلفة.

مشرف. الكاشير، إضافةً إلى المرتجعات والإلغاءات والخصومات الأكبر. ويستطيع إقفال وردية. بلا تغيير أسعار ولا تسويات مخزون.

مدير. المشرف، إضافةً إلى تغيير الأسعار وتسويات المخزون وأسعار التكلفة وإدارة موظفي فرعه.

مالك. كل شيء، إضافةً إلى عروض الفروع وصلاحية تغيير الصلاحيات.

وأربعة أدوار تغطّي كل محل تقريباً. فإن وجدت نفسك تنشئ دوراً تاسعاً، فأنت على الأرجح تحل مشكلة توظيف ببرمجية.

الاعتماد بلا مشاركة كلمات المرور

مغطّى فيمنع سرقة الصندوق، ويستحق التكرار: فالمدير الذي يكتب كلمة مروره عند الصندوق أمام الموظفين قد تنازل عن وصوله.

استخدم رقماً سرياً للمدير، أو بطاقة، أو اعتماداً من جهاز المدير.

سجل التدقيق

الصلاحيات بلا سجل نصف ضابط. وتحتاج سجلاً لـ:

• الدخول، بالجهاز والوقت
• تغييرات الأسعار: القيمة القديمة والجديدة ومن ومتى
• تغييرات الصلاحيات: من منح ماذا لمن
• المرتجعات والإلغاءات وتسويات المخزون بمعتمِديها
• تصدير البيانات

وأهم مدخل في أي سجل تدقيقتغييرات الصلاحيات، لأن من هناك يمنح أحدهم نفسه وصولاً بهدوء. راجعه شهرياً؛ يستغرق دقيقتين.

تعدد الفروع

قاعدتان إضافيتان حين يصير لديك أكثر من موقع:

• نطاق الفرع. مدير الفرع يرى ويتصرّف في فرعه فقط.
• التحويلات تحتاج طرفين. الفرع المرسل يصدر، والمستقبل يؤكّد. وشخص واحد يفعل الاثنين يزيل الضابط. انظرالتحويلات.

المراجعة

مرة كل ربع، اسرد كل مستخدم واسأل ثلاثة أسئلة:

1. هل ما زال هذا الشخص يعمل هنا؟
2. هل ما زال يؤدّي العمل نفسه؟
3. هل ما زالت مجموعة الصلاحيات مطابقة؟

والمغادرون الذين ما زالت لهم حسابات أشيع اكتشاف، وأسهله إصلاحاً.

ووميض يوفّر حسابات لكل مستخدم وصلاحيات دقيقة ونطاق فروع واعتماداً برقم سري وسجل نشاط إداري كاملاً؛ انظرالأمان.