مطابقة المدفوعات: جعل البنك يتفق مع الصندوق

مطابقة النقد تحدث كل مساء لأن المال هناك أمامك. ومطابقة البطاقات تُتخطّى لأن المال في مكان آخر ويصل لاحقاً — وهذا بالضبط سبب كونها حيث يضيع المال.

الثلاثة التي يجب أن تتفق

1. ما يقول النظام إنه قُبض بالبطاقة — مجموع عمليات البطاقة لكل يوم
2. ما يقول مزوّد الدفع إنه عالجه — تقرير عملياته
3. ما وصل بنكك — إيداع التوريد، صافياً من الرسوم

فحين تتفق الثلاثة، انتهيت. وحين لا تتفق، يخبرك الفرق بين أيّهما أين المشكلة.

لماذا تختلف حتى حين لا يكون شيء خاطئاً

توقيت التوريد. فبيع الخميس قد يُورَّد الأحد. وعطلات نهاية الأسبوع والأعياد تزيح الدورة. أكّد توقيت مزوّدك وتوقّعه، بدل معاملته كشذوذ كل مرة.

التوريد الصافي. فالإيداع صافٍ من الرسوم، ولن يساوي رقم المبيعات الإجمالي أبداً. ولهذا ينبغي ترحيل مبيعات البطاقات إلىحساب مقاصة لا إلى حساب البنك مباشرة في محاسبتك — انظرالربط المحاسبي.

التجميع في دفعات. فقد تصل عدة أيام كإيداع واحد.

المرتجعات. فالاسترداد يقلّل توريداً، وأحياناً في دفعة مختلفة عن البيع الأصلي.

لماذا تختلف حين يكون شيء خاطئاً

عملية مُعتمَدة ولم تُقبَض. فبطاقة العميل اعتُمدت، واكتمل البيع في النظام، ولم تُرسَل العملية للتوريد قط.وهذا مال بعته ولم تُدفع له أبداً. وهو أثمن ما تجده المطابقة على الإطلاق.

رسم ليس الرسم المتفق عليه. فالأسعار المذكورة ليست دائماً الأسعار المحسوبة، والفرق الصغير عبر آلاف العمليات معتبر.

رسم مكرّر، يصير شكوى عميل ونزاعاً غالباً.

توريد لم يصل ببساطة. يحدث، وإن لم ينظر أحد، بقي غير واصل.

الروتين الأسبوعي

خمس عشرة دقيقة، مرة أسبوعياً:

1. استخرج إجماليات البطاقات لكل يوم من النظام للأسبوع
2. استخرج تقرير عمليات المزوّد للأيام نفسها
3. قارن الإجماليات اليومية. ينبغي أن تتطابق تماماً، قبل الرسوم.
4. افحص البنك بحثاً عن التوريدات المستلمة، وطابق كلاً منها مع تقرير المزوّد
5. افحص الرسم على توريدين أو ثلاثة مقابل سعرك المتفق عليه
6. حقّق في أي شيء غير مطابق، هذا الأسبوع، وما زال المزوّد قادراً على المساعدة

وفي الخطوة الثالثة تظهر العمليات المعتمدة غير المقبوضة. وفي الخامسة يظهر انحراف السعر.

ما يجعل هذا سهلاً أو صعباً

المدفوعات المدمجة تجعله تقريراً. فحين يمرّ الدفع داخل البيع، تحمل كل عملية مرجع مزوّدها ويستطيع النظام إنتاج المقارنة بنفسه.

والجهاز المنفصل يجعله مقارنة يدوية بين نظامين لا يعرف أحدهما الآخر. ممكن، وهو سبب تخطّي كثير من المحلات له.

وهذه إحدى الحجج العملية لقبض المدفوعات داخل النظام لا بجانبه. انظررسوم مدى.

عدة مزوّدين

إن كنت تعرض بطاقات ودفعاً بالجوال وتقسيطاً عبر عدة مزوّدين، فلكلٍّ دورته وتقريره. ويتضاعف العمل.

وقاعدتان تبقيانه قابلاً للإدارة:

• سجّل المزوّد لكل عملية في النظام، فتصير المقارنة قابلة للتصفية
• طابق كل مزوّد منفصلاً. فالمقارنة الموحّدة تخفي أيّهم لديه المشكلة

ما تصعّده

• توريد مفقود أقدم من دورتين
• أي عملية معتمدة غير مقبوضة — تابعها فوراً، فلها حدود زمنية
• رسم لا يطابق السعر المتفق عليه، مع الدليل
• نمط عمليات فاشلة على طرفية واحدة — وهو عادةً مشكلة أجهزة أو اتصال، وهو يكلّفك مبيعات

الرقم الشهري

إجمالي الرسوم كنسبة من إيراد البطاقات. تتبّعه بجانب بقية مؤشّراتك. فإن تحرّك ولم تغيّر شيئاً، فشيء تغيّر عند المزوّد. انظرمؤشرات التجزئة.